Cómo documentar y certificar una obra: informes y certificados

La documentación y la certificación de una obra son dos aspectos fundamentales para garantizar la calidad, la seguridad y la legalidad de cualquier proyecto de construcción.

Qué son las certificaciones de obra y por qué son importantes

Las certificaciones de obra son documentos que acreditan el cumplimento de las condiciones establecidas en el contrato de obra, tanto en o referente al presupuesto, como al plazo, al alcance y a la calidad de los trabajos realizados. Las certificaciones de obra sirven para:

• Controlar el avance de la obra y verificar que se ajusta al plan previsto.
• Justificar los pagos parciales o totales que se realizan al contratista o al subcontratista por la ejecución de la obra.
• Acreditar la finalización de la obra y la entrega de esta al cliente o al promotor.
• Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente y de los requisitos técnicos y legales exigidos.
• Resolver posibles reclamaciones o conflictos que puedan surgir durante o después de la obra.

Tipos de certificaciones de obra

Existen diferentes tipos de certificaciones de obra, según el momento en que se emiten, el contenido que incluyen y el destinatario al que se dirigen. 

• Certificaciones parciales: Son las que se emiten periódicamente, normalmente cada mes, para reflejar el estado de la obra y el importe de los trabajos realizados hasta ese momento. Se basan en las mediciones de las unidades de obra ejecutadas y en los precios unitarios del presupuesto. Sirven para justificar los pagos parciales al contratista o al subcontratista.
• Certificación final: Es la que se emite al terminar la obra, para acreditar que se ha completado el proyecto según lo acordado y que se ha entregado al cliente o al promotor. Incluye el importe total de la obra, el detalle de las posibles modificaciones o incidencias que se hayan producido y el plazo de garantía de la obra.
• Certificado de recepción: Es el documento que firma el cliente o el promotor al recibir la obra, para expresar su conformidad o disconformidad con el resultado. Implica la aceptación de la obra y el inicio del plazo de garantía.
• Certificado de obra nueva: Es el documento que expide el arquitecto o el técnico competente, para acreditar que la obra se ha realizado conforme al proyecto y a la licencia de obra. Es necesario para inscribir la obra en el registro de la propiedad y para obtener el certificado de habitabilidad o de primera ocupación.
• Certificado de eficiencia energética: Es el documento que evalúa el consumo de energía y las emisiones de CO2 de la obra, y que le asigna una calificación energética. Es obligatorio para vender o alquilar la obra, y para solicitar ayudas o subvenciones relacionadas con la eficiencia energética.

Cómo hacer certificaciones de obra

Para hacer certificaciones de obra, se necesita disponer de una serie de datos e información sobre el proyecto, como el contrato de obra, el presupuesto, el plan de obra, las mediciones, los precios, las facturas, los albaranes, los partes de trabajo, los informes de calidad, los ensayos, las pruebas, las inspecciones, etc. Estos datos e información se pueden obtener de diferentes fuentes, como el propio contratista o subcontratista, el cliente o promotor, el arquitecto o técnico responsable, los proveedores, los operarios, etc. Para facilitar la recopilación, el tratamiento y el análisis de estos datos e información, se pueden utilizar herramientas digitales, como software de gestión de proyectos, aplicaciones móviles, plataformas online, etc. Estas herramientas permiten:

• Centralizar y organizar toda la documentación de la obra en un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
• Automatizar y agilizar el proceso de elaboración de las certificaciones de obra, a partir de los datos introducidos o importados.
• Generar y enviar las certificaciones de obra en formato digital, con la posibilidad de incluir firmas electrónicas, sellos digitales, códigos QR, etc.
• Integrar y sincronizar las certificaciones de obra con otros sistemas de gestión, como la contabilidad, la facturación, el control de calidad, etc.
• Monitorizar y controlar el avance de la obra y el cumplimiento de los objetivos, mediante indicadores, gráficos, alertas, etc.

Quién tiene que hacer y firmar las certificaciones de obra

La responsabilidad de hacer y firmar las certificaciones de obra depende del tipo de certificación y del rol que se desempeña en el proyecto. 

• Las certificaciones parciales las hace y las firma el contratista o el subcontratista, y las revisa y las aprueba el cliente o el promotor, o el arquitecto o técnico que actúa como director de obra.
• La certificación final la hace y la firma el contratista o el subcontratista, y la revisa y la aprueba el cliente o el promotor, o el arquitecto o técnico que actúa como director de obra.
• El certificado de recepción lo hace y lo firma el cliente o el promotor, y lo recibe el contratista o el subcontratista.
• El certificado de obra nueva lo hace y lo firma el arquitecto o el técnico competente, y lo recibe el cliente o el promotor.
• El certificado de eficiencia energética lo hace y lo firma el arquitecto o el técnico competente, y lo recibe el cliente o el promotor.

Los servicios de Gomez Oviedo para la documentación y la certificación de tu obra

Gomez Oviedo es una empresa líder en alquiler de maquinaria, con más de 70 años de experiencia en el sector de la construcción. Además de ofrecerte una amplia gama de maquinaria y vehículos en alquiler, con la mejor calidad y el mejor servicio, Gomez Oviedo te ofrece una serie de servicios complementarios para facilitarte la documentación y la certificación de tu obra, como:

• Alquiler de casetas y contenedores, para almacenar y proteger toda la documentación de tu obra, así como para disponer de un espacio de trabajo y de reunión en la obra.
• Alquiler de equipos e instalaciones industriales, como generadores, compresores, bombas, torres de iluminación, aire acondicionado, etc., para asegurar el suministro de energía, agua, aire y luz en tu obra, y para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y medio ambiente.
• Alquiler de equipos de medición y control, como niveles, distanciómetros, cámaras termográficas, medidores de humedad, etc., para realizar las mediciones y las pruebas necesarias para la certificación de tu obra.
• Alquiler de equipos informáticos, como ordenadores, impresoras, escáneres, etc., para gestionar y generar la documentación y las certificaciones de tu obra, con la posibilidad de conectarte a internet y a la nube desde la obra.
• Formación, asesoramiento y soporte técnico, para ayudarte a utilizar correctamente la maquinaria y los equipos que alquilas, y para resolver cualquier duda o problema que te surja durante la documentación y la certificación de tu obra.